Khi nói đến nộp hồ sơ cho một công việc mới, trong bất kỳ lĩnh vực nào, thường phần khó nhất là làm nổi bật hồ sơ ở giai đoạn đầu tiên. May mắn thay, trong lĩnh vực của chúng ta, có một công cụ có thể giúp bạn làm điều này: portfolio. Thật đáng tiếc, theo Brandon Hubbard, nhiều kiến trúc sư hiểu nhầm với các portfolio này. Trong bài này, được đăng lần đầu trên trang The Architect’s Guide, Hubbard nêu ra 6 mẹo về cách tạo và gửi một portfolio hai trang, giúp bạn gia tăng cơ hội nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.

Khi nộp hồ sơ cho bất cứ công việc kiến trúc nào, tôi khuyên các ứng viên nên sử dụng portfolio ngắn nhất có thể. Tôi từng xin việc thành công tại các hãng hàng đầu trên thế giới chỉ với một bản lý lịch và một portfolio HAI TRANG. Đa phần mọi người đều cảm thấy ngạc nhiên khi nghe điều này, vì portfolio thông thường nằm trong phạm vi từ 20-40 trang. Portfolio HAI TRANG cung cấp sự giới thiệu ban đầu về bạn tới nhà tuyển dụng. Còn với giai đoạn phỏng vấn, tôi đề nghị một portfolio truyền thống đủ số trang. Đối với hồ sơ xin việc kiến trúc trong lần tiếp xúc đầu tiên, tôi khuyên bạn nên sử dụng “portfolio mẫu”, thường dài từ hai đến năm trang. Cũng như bản lý lịch, đó là một bản cung cấp thông tin về công việc và kinh nghiệm lớn nhất của bạn.

Bàn luận về portfolio là khó bởi vì rất nhiều portfolio là dựa trên óc sáng tạo. Tuy nhiên, tôi sẽ trình bày dưới đây một vài hướng dẫn chung để làm theo khi chuẩn bị và gửi một portfolio mẫu.

1. Bạn đã làm gì?

Điều này là rất quan trọng và đó là một sai lầm tôi luôn thấy trên các hồ sơ xin việc và portfolio. Làm việc trong một văn phòng kiến trúc là phức tạp. Các dự án luôn là một nỗ lực của nhóm, nên có thể khó tách biệt cụ thể là việc nào bạn đã làm. Tuy nhiên, điều quan trọng trong portfolio mẫu này là bạn thể hiện rõ ràng công việc và vấn đề nào bạn đã giải quyết trong một dự án nào đó.
Bạn đã khai triển một chi tiết cụ thể? Làm việc với các kỹ sư MEP về khai triển bản thiết kế mặt tiền? Bạn cần giải thích rõ điều này bằng cách sử dụng nội dung văn bản tối thiểu và hình ảnh THÍCH HỢP. Đừng đề xuất hình biểu diễn chuyên nghiệp chỉ 5000 $ cho dự án tòa tháp mà bạn thực hiện và liệt kê cách bạn thiết kế cách bố trí bãi đậu xe. Bạn vẫn có thể hiển thị hình biểu diễn để cung cấp một số bối cảnh nhưng trọng tâm chính của bạn là phải thực sự cho thấy những gì BẠN thực hiện. Điều này có thể không hấp dẫn nhưng đó là điều cần thiết để kể câu chuyện của bạn.

Biến những chủ đề tẻ nhạt nhất bỗng trở nên thú vị cũng là một kỹ năng. Có lẽ bạn đã tính toán lại kiểu bờ dốc bãi đậu xe để thêm vào hai bãi bổ sung có diện tích bằng nhau. Không phải là một ví dụ gây hứng thú nhưng nhiều khách hàng của tôi chắc sẽ mời bạn một ly nước để được vào đậu xe trong hai bãi trống này.

Dù vấn đề là gì đi nữa bạn cần phải gắn với vai trò và trách nhiệm bắt buộc mà họ đang tìm kiếm trong vị trí đó. Tôi sẽ bàn chi tiết hơn về cách hướng hồ sơ xin việc của bạn đến một vai trò cụ thể trong Làm Sao Để Viết Bản Lý Lịch Kiến trúc Hoàn Hảo.

2. Thật là ngắn gọn

Như trên đã nói, lần tiếp xúc đầu tiên với văn phòng kiến trúc (hồ sơ email hoặc hồ sơ online) thì càng ngắn càng tốt. Với tôi, khi đánh giá các hồ sơ xin việc, có lẽ tôi chỉ dành ra một phút để xem lướt qua bản lý lịch và portfolio. Các giám đốc tuyển dụng khác mà tôi từng có dịp trò chuyện đã cho rằng với một phút thậm chí có thể là nhiều. Các kiến trúc sư luôn bận rộn và vì khoảng 3/4 các hãng kiến trúc có từ 2 đến 49 nhân sự, nên sẽ không có giám đốc tuyển dụng chuyên trách. Thường là một kiến trúc sư có thâm niên phải sắp xếp nhiều dự án và tiến độ, vì vậy họ không thể dành 15 phút để duyệt qua portfolio 825MB của bạn. Điều này có liên quan đến mẹo tiếp theo của tôi.

-Hãy giữ cho dung lượng file nhỏ- Khi một hồ sơ được xem xét và chuyển qua cho các giám đốc khác để đưa ra lựa chọn có phỏng vấn hay không. Quy trình này thường gửi qua các email lưu hành trong nội bộ, nên việc giữ dung lượng file nhỏ là cần thiết. Mỗi văn phòng có giới hạn file email khác nhau nhưng một quy tắc chung là nên giữ dung lượng ở mức dưới 5MB.

3. Tạo thuận lợi cho giám đốc tuyển dụng

Có lẽ chỉ là tôi đã có tuổi rồi, nhưng mà tôi có một quy tắc nghiêm ngặt khi nhắc đến các hồ sơ xin việc. KHÔNG portfolio trực tuyến. Tôi luôn nhận được nhiều ý kiến phản đối với quan điểm này. Thường vì ứng viên sau khi thiết lập tài khoản trực tuyến của họ, đã tải lên hồ sơ của họ với mọi dự án mà họ từng tham gia và gửi đường link ấy tới 200 văn phòng. Sau đó, họ lấy làm lạ là tại sao không nhận được phản hồi nào.

Chỉ cần dùng file pdf đơn giản đính kèm email. Bằng cách này bạn không phụ thuộc vào độ tin cậy host site của bạn hoặc hệ thống IT văn phòng. Trên thực tế, nhiều công ty, đặc biệt là các văn phòng lớn sẽ chặn việc truy cập và download từ hàng trăm trang web, có khả năng bao gồm cả host site của bạn.

Việc sử dụng file pdf cho phép kiểm soát hoàn toàn dáng vẻ và cách định dạng portfolio của bạn. Nhiều host site miễn phí trên mạng thường lộn xộn với mục quảng cáo và cửa sổ pop-up khó chịu. Đây chưa phải là ấn tượng đầu tiên lớn nhất. Việc in ấn từ các trang này cũng có thể gặp khó khăn, hoặc là không thể in được. Thông tin thêm về việc in ấn, xem trong bước tiếp theo.

4. Thật là đơn giản

Không dùng các font chữ kỳ quặc và đừng bắt tôi tìm kiếm thông tin liên lạc của bạn. Thường chỉ cần email và số điện thoại, địa chỉ không thực sự cần lắm. Đặt chúng ở vị trí nào đó trên trang bìa và đặt ở các vị trí tương tự trên các trang tiếp theo, header hoặc footer đều được.

Vui lòng định dạng khổ giấy letter cho các hồ sơ xin việc ở Hoa Kỳ và khổ giấy A4 cho các nước khác. Tôi nhận được nhiều phản ứng trái chiều khi tư vấn điều này cho ứng viên, nên đừng ngại để lại ý kiến riêng của bạn ở phần comment bên dưới. Lý do thật đơn giản, tất cả các văn phòng đều có một máy in khổ nhỏ và nên điều chỉnh portfolio của bạn sao cho càng thân thiện với máy in thì càng tốt. Tôi thường sẽ in ra portfolio của ứng viên để tôi dễ đánh dấu bằng các nhận xét và câu hỏi trước cuộc phỏng vấn. Nếu khi tôi in ra, tôi quên “scale to fit” hoặc nó được định dạng như hình chữ nhật 1″ x 55″ thì tôi không hài lòng với ứng viên này.

Một mẹo in ấn quốc tế khác: biết được sự khác biệt nhỏ giữa khổ giấy letter và khổ giấy A4. Điều này giúp xác định xem mọi thông tin liên lạc của bạn có bị mất ở phần cuối trang hay không khi trang định dạng khổ giấy letter lại được in trên giấy A4.

Một số văn phòng tôi từng làm việc chỉ kích hoạt cài đặt chế độ in đen trắng nhằm tránh khoản chi phí cho việc in các trang màu số lượng lớn (phòng in là dành cho điều đó). Vì vậy, bạn có thể muốn xem portfolio mẫu và bản lý lịch của bạn trông như thế nào khi được in màu đen trắng. Một bức hình trông tuyệt ở chế độ màu có thể lại chuyển thành một đốm đen lớn khi in đen trắng.

5. Sử dụng địa chỉ email phù hợp

Tôi từng nhận được hồ sơ xin việc từ một bạn mới ra trường. Tôi sẽ không cung cấp email thật của bạn ấy nhưng địa chỉ email ấy na ná như southparkrulez@emailaddress.com. Tôi luôn thấy điều này, đặc biệt là với các kiến trúc sư trẻ. Tôi cũng thích một cái tên email vui nhộn như bao người thôi, nhưng hiện giờ bạn là một người chuyên nghiệp. Nên tất cả các phần trong hồ sơ của bạn cũng cần chuyên nghiệp.

Chỉ cần giữ địa chỉ email của bạn đơn giản, chẳng hạn như firstname.lastname@emailaddress.com. Vì địa chỉ email của bạn thường xuất hiện trên hồ sơ xin việc và trong phần tiêu đề email, nên nó cần đại diện cho tính chuyên nghiệp. Tạo một email mới thì nhanh và miễn phí. Một ưu điểm nữa là ở đây nên có sự tách biệt giữa email chuyên nghiệp và email cá nhân. Hy vọng điều này giúp bạn tránh được việc vô tình gửi email kế hoạch cuối tuần cho nhà tuyển dụng tương lai.

6. Vượt qua bộ lọc spam

Vì hầu hết các hồ sơ xin việc sẽ đi vào và lưu hành nội bộ qua email, nên việc vượt qua được bộ lọc spam là rất quan trọng. Hầu hết các công ty có bộ lọc spam khá mạnh. Thư mục junk của tôi thường chứa các email quan trọng mà dường như không bao giờ nằm trong hộp thư đến.

(Đây là đường link chứa một danh sách bao quát các từ ngữ spam để bạn tránh.)

Sử dụng “các từ kích hoạt” nhất định, đặc biệt là trong dòng chủ đề trên email sẽ làm tăng khả năng bị bộ lọc chặn lại.

Giờ thì tôi hy vọng bạn sẽ không sử dụng cụm từ “Free Viagra” trong dòng chủ đề nhưng bạn vẫn có thể vô tình bị bộ lọc chặn khi dùng một vài từ giống như sau:

“Hello!! Feel free to check out my awesome portfolio!!”

Đây không chỉ là một dòng chủ đề khá tệ mà nó còn chứa không ít hơn bốn từ kích hoạt (hello, free, check, awesome) và cả các dấu chấm than, nên có khả năng sẽ bị ưu tiên đưa vào thư mục spam.

Một gợi ý khác: tránh việc giới thiệu về bản thân ngay trong dòng chủ đề. Xem hai ví dụ minh họa sau:

Ví dụ #1

Chủ đề: Xin chào, tôi là Julie Anderson. Vui lòng xem portfolio và bản lý lịch của tôi.

Ví dụ #2

Chủ đề: Portfolio và Bản lý lịch của Julie Anderson

Bạn sẽ muốn mở email nào hơn? Cá nhân tôi sẽ mở cái thứ hai trước. Dòng chủ đề trong ví dụ thứ hai có ý thức về uy tín mạnh mẽ hơn và hàm ý rằng người nhận đang mong muốn xem hồ sơ. Rõ ràng, đơn giản và thích hợp.

Hy vọng rằng các mẹo trên sẽ giúp cho bạn tạo ra một portfolio mẫu hiệu quả và giúp đưa bạn tới buổi phỏng vấn. Đó là lúc bạn cần tạo dựng một portfolio đầy đủ tuyệt vời để tạo ấn tượng với họ./.

Archdaily – Dịch bởi ArchiTECH.vn

Từ khóa: kinh nghiệm portfolio